En términos de marketing jurídico, en muchas ocasiones recibimos encargos en nuestro despacho donde por diferentes razones como la existencia de un compromiso con el cliente, porque pensamos que vamos a obtener nuevos encargos de ese mismo cliente a medio plazo, o no hemos analizado la rentabilidad del encargo, etc., nos encontramos con que ese encargo de gestionar el litigio en cuestión, se convierte en una ”pesadilla” para el despacho sobre todo en términos de rentabilidad. Cuando eso ocurre, normalmente se debe a que no hemos realizado una buena gestión anticipada del proyecto o por lo menos no hemos tenido en cuenta las variables básicas de gestión de proyecto y más concretamente en nuestro entorno jurídico o Legal Project management.
¿Cuáles son las claves o elementos más importantes en la gestión de proyectos que nos pueden ayudar a evitar situaciones como las que estamos describiendo que, en la mayoría de los casos, desembocan en falta de rentabilidad?
1. Planificación. Esta fase es crucial sobre todo para conseguir la anticipación necesaria y asegurarnos que el caso que aceptamos reúne los elementos mínimos de acuerdo a las características de nuestro despacho. Ej: debemos confirmar que tenemos las capacidades adecuadas, los recursos suficientes, etc. Sin embargo esto, en muchas ocasiones, no es suficiente, ya que, ¿qué ocurre cuando ponemos todo en marcha? ¿hemos tenido en cuenta cómo nos vamos a coordinar todos los miembros del despacho? ¿O quienes vamos a participar en el encargo?
2. Gestión de las expectativas del cliente. Aunque este elemento debe ser analizado en la fase de planificación o preparación anterior, es necesario dedicarle un tiempo específico para su análisis. Como ya sabemos muchas veces bien porque somos demasiado optimistas en nuestra propia expectativa sobre el resultado final del caso, o bien porque no nos hemos sentido cómodos como para rechazar el caso aunque a priori ya sabíamos que el final no iba a ser lo que el cliente esperaba, en muchas ocasiones no somos capaces de gestionar correctamente las expectativas del cliente. Esto hay que evitarlo a toda costa, hay que decir al cliente la verdad en todo momento, sobre las distintas “posibilidades de vida de la demanda” que interpongamos o sobre el dictamen que sobre un tema ofrezcamos a nuestro cliente. Esto permitirá poder trabajar en el proyecto o litigio de una forma más cómoda sin “más presiones” o “tensiones” que las del propio caso.
3. Seguir las reglas elementales del Project Management (PM). No es objeto de este post entrar a analizar en detalle cuales son las reglas básicas del Legal PM pero sí es importante ser consciente de una de sus principales máximas. Cuando en el litigio intervenga más de un abogado es necesario tener claro quien lidera el proyecto; esto permitirá que las decisiones que haya que tomar de carácter procesal o sustantivo sean más rápidas. Por otra parte en cuanto a los elementos de rentabilidad si no hay una persona que toma esta responsabilidad, el proyecto está abocado a retrasos, errores, desviaciones en costes, etc.
4. Comunicación. Cuando en el proyecto o litigio intervengan varios abogados o departamentos porque afecten a varias áreas temáticas (administrativo, civil y/o laboral), aunque sea obvio decirlo, la comunicación será clave y evitará disgustos en términos procesales pero también en cuanto a la propia rentabilidad del proyecto.
5. Sistema de reporting al cliente. Es importante cuando el caso o litigio tiene una duración dilatada en el tiempo, donde también intervengan varias personas, que se defina un sistema de reporting claro y flexible para que el cliente esté perfectamente informado de los avances del caso y no haya ninguna duda sobre su estado. Esto estaría directamente relacionado con la gestión de las expectativas del cliente.
En las próximas semanas profundizaremos en algunos de estos puntos por considerarlos elementales para que nuestra política de marketing sea eficaz.
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