Dentro de las actividades que realizamos en nuestro despacho es muy importante la planificación que de dichas actividades podamos realizar.
Reflexiones como “el día me come” o “no tengo tiempo para nada” son cada vez más habituales y más aún cuando, presionados por la necesidad de aceptar cualquier trabajo o encargo, nos comprometemos siempre a llevarlos a cabo.
Dentro de las técnicas de planificación podemos seguir una idea básica y que nos podría ayudar mucho en nuestro día a día, y es asumir que no todo es importante de la misma forma que no todo es urgente.
Concepto de lo importante y urgente.
1) Lo urgente. Podemos decir que urgente es todo aquello que debemos realizar ya mismo, e importante, es todo aquello que no podemos dejar de hacer, sin especificación de tiempo.
Lo “urgente” está relacionado con la variable tiempo, y de igual forma está vinculado con una fecha concreta que determinará cuando esta actividad deba ser finalizada.
2) Lo importante. Sin embargo lo “importante” está relacionado con las consecuencias que de no realizarse la actividad en cuestión, ésta tendría para nuestro negocio.
Es importante asumir que las cosas urgentes las realizamos casi de forma reactiva, gracias a que existe un plazo o término y a que deben estar finalizadas en un plazo determinado, nos encargamos de que así sea. Sin embargo en el caso de las cosas importantes, las actividades se realizan de forma más pausada, sin dicha presión del tiempo, por lo que debemos ser más voluntariosos en su realización, precisamente por esa falta de presión.
Se suele decir, que es más apropiado realizar a primera hora del día lo urgente y dejar lo importante para después.
Por ejemplo, podría ser urgente y no importante, el llamar a un cliente para desearle buena suerte en un proyecto que vaya a comenzar mañana, ya que si no realizamos dicha llamada, la consecuencias son relativas, a pesar de que la urgencia realmente exista por la premura de que el proyecto de dicho cliente comience mañana, que será nuestra fecha de vencimiento.
Por el contrario, será importante pero no urgente, la planificación que podamos hacer de las actividades a realizar la semana próxima.
Por tanto, como ya habréis adivinado lo realmente ideal sería realizar aquellas actividades importantes y urgentes a la vez.
Eso sería perfecto, sin embargo la dificultad en este punto estriba en identificar aquellas actividades que realmente sean urgentes e importantes teniendo en cuenta que el tiempo no es infinito y que debemos priorizar.
La importancia de la planificación.
Aunque en otro post detallaremos más este proceso, es importante tener en la cabeza lo relevante de identificar las actividades del cuadrante 1 (importante y urgente) ya que estas actividades serían aquellas que aparte de tener un periodo de vencimiento próximo al actual, también su no realización implicaría consecuencias negativas para nuestros resultados. Ej. Presentación de una demanda en un Juzgado. Por tanto son actividades que no pueden esperar; hay que realizarlas sí o sí cuanto antes. Son las típicas actividades de las del “me come el día”, y por tanto son agotadoras y estresantes, por lo que deberían intercalarse con otras no urgentes pero igualmente importantes.
Por el contrario entre las actividades importantes pero no urgentes estarían, las de planificación, preparación, construir relaciones, reconocer nuevas oportunidades, las de ejercitación de habilidades (afilar el hacha), etc. Normalmente, aunque las reconocemos como importantes y que debemos realizar, como no son urgentes las vamos dejando atrás mientras nos comen las urgentes. Pero si nos fijamos, si nos dedicamos más a aquellas, provocaremos una disminución del nivel de urgencia en las actividades importantes y urgentes por el enfoque previsor con el que nos hemos aproximado a ellas.
Por tanto como vemos, la planificación es básica ya que esta no solo consiste en ir insertando temas en agenda sino que por el contrario, una buena planificación implica un proceso mental de análisis y proyección; implica pensar en términos de los resultados que se desean lograr, en las tareas que se han de ejecutar, en el orden en el día o la semana, etc. sin olvidar la preparación para poder realizarlas con el mejor resultado posible.
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